Логотип АНО "ПравоРоботов"

Лонгрид АНО "ПравоРоботов"
Всё, что нужно знать о юридическом аутсорсинге

Понятие аутсорсинга вошло в обиход около двадцати лет назад. По большей части бизнес-управляющие старались оптимизировать расходы за счет выведения из управленческих издержек непрофильных видов деятельности. Данная услуга необходима для быстрого запуска проекта, когда команда фокусируется на создании продукта, при этом все вопросы не связанные напрямую с основным проектом выполняются привлеченными профессионалами, именно поэтому мы считаем что юридический аутсорсинг это ключевая часть стартап (от англ. StartUp) консалтинга.

Что такое юридический аутсорсинг?
Аутсорсинг в буквальном переводе – заимствование чужих ресурсов. В контексте бизнеса это понятие рассматривается как передача определенных компетенций сторонней компании для оптимизации собственных издержек. Передаваемые работы, как правило, относятся к области вспомогательных, обеспечивающих. От них не зависит объем производства или разработки продукта, но без них функционирование предприятия невозможно. Юридическое сопровождение – важная составляющая управленческих бизнес-процессов. В российском законодательстве аутсорсинг не выделен как отдельный предмет взаимоотношений организаций. Однако само его понятие не противоречит Гражданскому Кодексу РФ (п.2 ст.421).

Руководители и собственники компаний выбирают наиболее оптимальный объем услуг исходя из своих критериев. Для кого-то важно снизить показатели численности персонала и фонда оплаты труда, кому-то нужно оптимизировать управленческие расходы на аренду помещений. На самом деле четких границ при заключении договора на юридический аутсорсинг нет. Все условия обговариваются сторонами и прописываются в соглашении, а объем перечисленных обязанностей повлияет только на стоимость услуг.

Виды юридического аутсорсинга
Прежде чем принимать решение о приглашении фирмы-аутсорсера, необходимо определиться, какой именно объем работ следует доверить сторонним юристам. Во многом это зависит от вида деятельности компании, объема ее учетного документооборота, предпочтений ее учредителей и управляющих. Разновидности юридического аутсорсинга:
Юридическое консультирование подразумевает минимальное вмешательство стороннего специалиста в хозяйственную деятельность компании. Консультационные услуги предоставляются на регулярной основе (например, раз в месяц), либо по запросу заказчика. Внешний консультант может привлекаться при проведении сложных сделок, проводить регулярный мини-аудит процессов, помогать в решении сложных вопросов. За такие услуги фирма-аутсорсер берет абонентскую плату, либо работает на условиях почасовой оплаты
Юридическое сопровождение или выборочный аутсорсинг когда организация не готова по каким-либо причинам передавать процесс юридического сопровождения полностью, возможно заключение договора на выполнение только части функций. Аутсорсер может взять на себя те функции, которые Компания не в силах закрыть собственными силами: сопровождение сделок, контроль за исполнением контрагентами положений договора, Due Diligence проектов перед входом в него инвесторов, досудебное урегулирование споров, суды и т.д.
Юридическое обслуживание или полный аутсорсинг – к этому виду все чаще обращаются руководители среднего и малого бизнеса. Призаключении договора на такой объем работ, Заказчик может полностью отказаться от собственной юридической службы. Специалисты фирмы-аутсорсера обеспечат весь цикл работ: от ведения первичной работы с документами компании до представительства интересов компании во всех необходимых службах и органах по любого вида вопросам.
Формат «Главный юрист компании» – особенность такого вида в том, что аутсорсер получает право подписи по доверенности на документах от лица компании-заказчика. Фирмы могут полностью делегировать процесс взаимодействия по юридическим вопросам, освободив себя от работы с документами. Ведение правового сопровождения можно полностью вывести за рамки Компании. Кроме юридических функций, в договор можно включить функции по налоговому планированию

Мифы о юридическом аутсорсинге

О юридическом аутсорсинге, как и об аутсорсинге в принципе, существуют диаметрально противоположные мнения. Кто-то считает, что отдавать такого рода вопросы в чужие руки категорически нельзя, кто-то с легкостью делегирует полномочия доверенной фирме и благодарен за высвободившееся время и ресурсы. Как же выглядят привычные мифы о преимуществах и вреде юридического аутсорсинга?
Миф 1. Только узкоспециализированная фирма может обеспечить высокое качество юридического сопровождения
Это не совсем верное утверждение. Качество услуг зависит не от специализации фирмы (она может попутно заниматься бухгалтерским сопровождением, или рекрутингом и управлением персонала). Значение будет иметь история фирмы и состав ее работников. Хорошая репутация и достойное качество услуг обеспечивается специалистами высокого класса. Поэтому в первую очередь нужно познакомиться с послужным списком компании партнера, ее ключевыми юристами, менеджерами которые будут вести договор, и разумеется юристами
Миф 2. Аутсорсинг может сэкономить расходы на сотрудников

Это утверждение нельзя понимать буквально, но все-таки вероятность платить меньше существует. Обусловлена она более рациональным использованием имеющегося персонала. Любой собственник или генеральный директор компании предпочтут иметь некоторый резерв на случай болезни или отпуска сотрудников. Фирма-аутсорсер всегда внимательно относится к загрузке своего персонала, для того чтобы иметь оптимальную численность сотрудников и быть конкурентоспособными в ценовом сегменте, что несомненно плюс для клиента
Миф 3. Возможность в любой момент привлекать к работе (консультациям) любого сотрудника фирмы-аутсорсера
Это неправда. В аутсорсинговой компании, где бизнес-процессы построены грамотно и правильно, за каждым юристом (действующим не в рамках индивидуального тарифа со 100% занятостью интересами компании-заказчика) закреплены и иные заказчики. Делается это в том числе и в интересах самих клиентов, ведь качество работы специалиста, хорошо знакомого со спецификой организации, всегда будет на хорошем уровне
Миф 4. Для каждого клиента – свой главный юрист

Это правда. Практика аутсорсинговых фирм показывает, что клиент должен иметь «своего» юриста, с которым он будет решать все возникающие в процессе деятельности вопросы. Юристу может понадобиться дополнительная информация по сделкам, могут возникнуть вопросы по предоставлению или оформлению первичных документов – и в таком случае ему будет гораздо проще работать с одним заказчиком
Миф 5. Аутсорсинг гарантирует налоговую оптимизацию

Законодательно снизить налоги можно, но сложно. Стоит это дорого и подразумевает плотный контакт руководства организации и фирмы исполнителя. Чтобы использовать какие-то положения Налогового Кодекса для уменьшения налогооблагаемой базы, совместное взаимодействие Заказчика и Исполнителя должно быть максимально откровенным
Миф 6. Аутсорсеру можно доверять, потому что он застраховал свою деятельность
Это не совсем так. Наличие страхования ответственности юридической компании говорит только о том, что руководители компании-аутсорсера предусмотрели возможные риски, которые могут возникнуть в процессе оказания услуги, и обеспечили себе финансовую «подушку безопасности» в случае возможного отступления от договорных обязательств

Как найти качественный юридический аутсорсинг?
Спокойствие руководителей и собственников за качество переданных на аутсорсинг вопросов зависит от того, насколько вдумчив и тщателен был подход к выбору фирмы-исполнителя. После того как будет принято решение передать юридическое сопровождение стороннему исполнителю, остаётся только выбрать надежного партнера. Что следует учесть руководителю компании при подборе подходящего аутсорсера?

Какой объем работ передавать на аутсорсинг?
Руководитель компании должен четко понимать, какой именно объем работ он готов делегировать сторонним специалистам. Этот момент нужно четко обговорить с исполнителем, чтобы с самого начала правильно выстроить структуру процессов и взаимоотношений между подразделениями заказчика и аутсорсера.
Объем услуг по юридическому сопровождению будет зависеть от:
1. наличия у организации филиалов и представительств в других регионах;
2. территориальной расположенности головного офиса и филиалов;
3. объема и уровня сложности передаваемых задач;
При наличии современных средств связи и использовании электронной цифровой подписи, практически все задачи могут быть решены в рамках договора на услугу полного юридического сопровождения.

Что предусмотреть в договоре на юридический аутсорсинг
Договор на аутсорсинг заключается по аналогии с договором на оказание услуг. При его составлении нужно учесть все требования действующего законодательства, прописать обязательства и риски, в том числе:
1. ответственность за предоставления исполнителю достоверных сведений о хозяйственных операциях – при нарушении этого пункта риски штрафных санкций должны оставаться рисками заказчика;
2. конфиденциальность – исполнитель должен гарантировать заказчику полное соблюдение коммерческой тайны. Исключением может быть только официальный запрос органов власти и правоохранительных органов;
3. обязательно нужно обговорить в перечне услуг, необходимо ли взаимодействие с фискальными органами, возможна ли работа по оптимизации налогов, составления финансовых планов и прочие услуги, относящиеся к процессу учета опосредованно.

При составлении договора нужно грамотно разграничить зоны ответственности сторон. Во избежание судебных разбирательств в случае нарушения сторонами условий соглашения, в нем обязательно должно быть учтено:
1. обязательство заказчика вести законную деятельность и предоставлять достоверную информацию о проведенных хозяйственных операциях. В противном случае ответственности исполнителя при обнаружении каких-либо нарушений и/или отступления от договоренностей не возникает;
2. ответственность за организацию, ведение юридического сопровождения лежит на заказчике, а не исполнителе, и перед контрагентами также отвечает заказчик. Если договор заключен правильно, исполнитель понесет финансовую ответственность перед заказчиком за полученные по его вине материальный ущерб.

Обязательно нужно оговорить процесс передачи и хранения документов Заказчика. Многие фирмы-аутсорсеры предпочитают не брать на себя архивные обязательства и работают с электронными (сканированными) копиями бумаг. В таком случае обязанностью заказчика будет организация надлежащего хранения архива. При согласии сторон в договоре или приложении к нему можно определить процесс (или регламент) взаимодействия клиента и исполнителя по различным вопросам учета.

Где искать фирму-аутсорсера
Поиск подходящей и надежной компании аутсорсера нужно вести в нескольких направлениях. Наиболее надежным способом станет мониторинг фирм, с которыми имели дело партнеры или знакомые по бизнесу. От них можно получить адекватную оценку качества услуг. Подбирать исполнителя можно и на специализированных сайтах. При этом предварительную оценку придется делать заочно:
Этап 1. стоит обратить внимание на опыт работы фирмы именно в сфере аутсорсинга – компания с историей хотя бы в пять-шесть лет уже достаточно устоялась на рынке, отшлифовала свои бизнес-процессы, отобрала квалифицированный персонал и избавилась от слабых специалистов;
Этап 2. репутацию компании можно частично оценить по отзывам на сайте, можно просмотреть финансовые рейтинги и поискать упоминание о ней в электронных СМИ, на тематических порталах;
Этап 3. важное значение имеет перечень услуг, который предоставляет аутсорсер – хорошо, если в предложении компани
и будет фигурировать возможность индивидуального контракта с заказчиком, а не только фиксированные тарифы и опции.

Проблема поиска подходящего исполнителя для делегирования ему вопросов правового сопровождения вполне решаема. Конкуренция на этом рынке достаточно высока, и закрепившиеся на нем фирмы предлагают лояльные условия и достойное сопровождение бизнеса.

Плюсы и минусы удаленного юридического департамента
Как любой бизнес-процесс, аутсорсинг юридических вопросов имеет свои положительные и отрицательные стороны. Чтобы оценить целесообразность привлечения сторонних специалистов к ведению учета, нужно понимать, насколько критичными для компании могут стать минусы такого решения.

Плюсы и минусы аутсорсинг

Плюсы аутсорсинга
Преимущества можно объединить одним понятием – экономия собственных ресурсов. Передав функции юриста на аутсорсинг, можно снизить финансовые расходы:
1. на оплату труда штатных сотрудников, налоги от ФОТ, на выплату социального пакета;
2. на поиск, найма, обучение, повышение квалификации и переподготовку персонала;
3. арендную плату за помещения, где размещаются сотрудники (за ненадобностью;
4. на покупку и обслуживание оргтехники, ее амортизационную стоимость;
5. плату за связь, канцтовары, заправку картриджей и прочие издержки.

Кроме денежной экономии клиент получит и нематериальные выгоды:
1. упрощение цепочек бизнес-процессов в организации – выведение данного вида работ на аутсорсинг уменьшает количество управленческих функций, тем самым можно сфокусироваться на других задачах;
2. оптимизация штатной численности – очень важный показатель для всех организаций;
3. снижение нагрузки на службы управления персоналом – уйдет необходимость подбирать новые кадры, планировать их загрузку, разрабатывать программы подготовки, обучения и переобучения;
4. вместе с делегированием функций
делегируется и ответственность за качество выполняемых работ – финансовые риски (штрафы, пени) компенсируются исполнителем (при отсутствии вины заказчика).

Кроме перечисленных плюсов есть еще моменты, которые невозможно обсчитать в финансовом выражении, значимость которых будет не ниже денежной экономии: возможность привлечь к работе специалистов высокого экспертного уровня, которых сложно/дорого пригласить в штат.

Стоимость услуг высококвалифицированного юриста высока. Держать в штате таких работников, с учетом «плавающей» нагрузки накладно. Отдав работу юридического отдела на аутсорсинг, организация получает необходимый уровень качества, избавив себя от поиска и содержания собственных экспертов.

Немаловажный момент – отсутствие у штатного юриста личной заинтересованности в результатах его деятельности. Редко какой специалист настолько сильно радеет за предприятие, чтобы уделять дополнительное время поиску возможностей оптимизировать расходы и увеличить прибыль, ведь его доход при этом не увеличивается. При этом юрист-аутсорсер работает на компанию, для которой ключевая цель – сделать максимум положительного для компании-заказчика, поэтому такому юристу, в отличие от штатного юриста, приходиться выкладываться по полной.

Отсутствие фактора личных отношений тоже говорит в пользу фирмы-аутсорсера. Зачастую главный юрист на предприятии «перетаскивает» на себя такой объем полномочий, что директор остается в стороне от решения важных для бизнеса вопросов. С юристом-аутсорсером такая ситуация исключена по определению.

Минусы аутсорсинга
Говоря о минусах аутсорсинга, руководители в первую очередь апеллируют к территориальной удаленности специалистов по учету. Связано это не столько с действительными рисками, сколько с психологическим комфортом наличия «под боком» собственного юриста. На самом деле в век информационных технологий удаленность сотрудника не имеет никакого значения. Все этапы взаимодействия между компанией-заказчиком и юристом компенсируются совместным использованием адаптированных под такие действия CRM и ERP систем. К тому же не стоит забывать, что в премиальных и индивидуальных пакетах удаленного юридического обслуживания, за компанией-заказчиком закрепляется свой персональный менеджер и выделяется свой персональный юрист, который может проводить в офисе заказчика несколько дней в неделю как «штатный» сотрудник. Так что все в первую очередь зависит от пожеланий заказчика.

Единственные риски, о которых следует беспокоиться – ответственность исполнителя. Но только в том случае, если предоставленные заказчиком документы соответствуют фактически произведенным хозяйственным операциям. Если деятельность компании непрозрачна, документы не соответствуют реальным показателям, ответственность, скажем, при налоговой проверке, понесет сам клиент.

Многие руководители беспокоятся о сохранности коммерческой тайны и боятся утечки информации к конкурентам. Избежать таких рисков можно только одним способом – взять в аутсорсеры надежную и проверенную компанию, которой можно доверять.

Резюмируя все перечисленные преимущества и риски, можно сказать, что в большинстве случаев передача юридического сопровождения на аутсорсинг станет хорошим управленческим решением. Содержание собственного обеспечивающего штата (бухгалтерия, кадры, юридические службы, отделы сопровождения и бэкофис) становиться «немодной», устаревшей технологией в бизнесе.

Стоимость на аутсорсинговые услуги по юридическому сопровождению

Стоимость юридического аутсорсинга варьируется в зависимости от объемов заказанных услуг, степени «раскрученности» аутсорсера на рынке. Недавно созданные компании часто демпингуют, чтобы привлечь клиентов на свою сторону. Но это не значит, что нужно выбирать самое дорогое предложение.
Ориентироваться следует на несколько ключевых параметров:
1. квалификацию и компетенции юристов и менеджера проекта, руководителя компании;
2. расценки на оказыываемые услуги, стоимость часа обслуживания и другие тарифы;
3. полноту перечня оказываемых услуг, которые необходимы заказчику;
4. наличие взаимосвязанных, сопутствующих направлений у фирмы-аутсорсера (бухгалтерское и налоговое консультирование, кадровое управление).

Стоимость ведения учета рассчитывается под каждый договор индивидуально. Компании-аутсорсеры идут в этом вопросе по разному пути. Кто-то рассчитывает тарифы на базовый комплект услуг, и дополняет сумму по мере расширения задач. Реже встречаются варианты с указанием стоимости часа работы (оплачивается по окончании месяца по предъявлению акта с фактическими трудозатратами).

Типовой пакет услуг по юридическому сопровождению обычно выглядит так:
1. полное ведение клиента в интересующем клиенте направлении деятельности;
2. возможность общения с топовыми экспертами и специалистами Исполнителя;
3. правовой анализ, Due Diligence вопросов, проектов, задач и т.п.;
4. оперативный консалтинг по всем возникающим вопросам;
5. участие в встречах и переговорах (по согласованию);
6. сопровождение текущих хозяйственных операций.

Стоимость юридического аутсорсинга
Если до сих пор остались сомнения в целесообразности перехода на аутсорсинг, то изучение примерной его стоимости снимает большее количество возражений. Цена содержания даже одного юриста средней квалификации в небольшой компании начинается от 60 тыс. рублей (ФОТ) – и это без учета налогов, дополнительных издержек, и что самое важное – без гарантий его познаний во всех интересующих компанию-заказчика сферах.

Чтобы принять обоснованное решение, рекомендуется сопоставить расчет на содержание собственного штата со стоимостью услуг выбранной компании, не забывая при этом учитывать степень важности решаемых задач, а также ту экспертную квалификацию специалистов которую компания приобретает после заключения договора на аутсорсинг юридических услуг. А если в данный расчет еще включить расходы на аренду, мебель, технику и прочее, то в 100% случаев он будет выше предложения специализированной организации в несколько раз.

Применение фирмой-аутсорсером гибкой ценовой политики и тарифов, делают расценки более прозрачными и понятными. Клиент видит, за что именно платит каждый рубль.

Средняя стоимость пакетов услуг квалифицированным юристом среднего уровня (не топ-менеджер компании) по рынку составляет следующие цифры:

Как протестировать услугу юридического аутсорсинга?
Определенным минусом аутсорсинга можно посчитать отсутствие возможности регулярного контроля над работой юридической службы. Делегируя полномочия специализированной фирме, приходится надеяться на то, что в ней работают профессионалы высокого уровня. Однако пускать дело на самотек тоже не годится. Периодический мониторинг состояния исполнения всех договоренностей можно осуществить и собственными силами. Для этого при заключении договора нужно определить варианты доступа клиента к значимой информации.

Работа с базами данных
Еще на этапе согласования объемов нужно определиться, по какому принципу будут построены взаимоотношения с исполнителем. Вариантов может быть два:
1. аутсорсер работает методом процессинга – то есть работает с информацией на основании предоставленных ему компанией-заказчиком документов без их дополнительной проверки, фактически «веря на слово»;
2. исполнитель работает по принципу полного погружения – то есть берет на себя контроль за документооборотом, возвращает бумаги на доработку при их некачественном оформлении.

В первом случает контроль остается за заказчиком, и тогда придется подумать о приеме в штат человека, способного этот контроль осуществлять, так называемого комплаенс-менеджера. В ситуации, когда ответственность за оформление переходит к исполнителю и его комплаенс-менеджеру, заказчик может делать выборочную проверку документов. Лучше всего анализировать крупные сделки – именно они заинтересуют налоговую инспекцию в первую очередь.

Заключение
Рынок юридического аутсорсинга в России в последнее десятилетие показывает устойчивый рост. В нестабильных и сложных экономических условиях оптимизация расходов на производство становится одним из способов удержаться на плаву и крупным холдингам, и микропредприятиям. Основная риторика, направленная против передачи учета сторонней организации, вызвана в основном приверженностью руководителей старой формации к традиционным методам управления. Более современные менеджеры легко снимают такие возражения и переходят к наиболее оптимальным формам ведения бизнеса.

Руководители уже не хотят тратить свое время (а время – это единственный невосполнимый ресурс) на решение важных, но вспомогательных вопросов. Желание передоверить учетные процессы возникает, когда приходит понимание того, что соотношение цена/качество всегда будет более оптимальным у специализированных структур.

Аутсорсинг – явление не новое, проверенное временем. Ему можно доверять, его можно использовать, просто нужно найти надежного партнера в этой области.
Обратиться за услугой в АНО "ПравоРоботов"
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности